Qualification des créances et Politique de sécurisation de l’encours clients

Deux axes majeurs de l’optimisation du process Order to Cash.

Le poste client concrétise la valeur d’une entreprise, sa raison d’être. L’encaissement des créances selon les termes contractuels négociés avec le client est l’aboutissement de la chaîne de valeur d’une entreprise lui permettant d’alimenter son BFR. Les entrées constantes et à temps du cash sont le socle commun à toute entreprise quel que soit la nature des biens ou des prestations vendues et quel que soit sa taille.

Les PME et ETI font face, depuis plusieurs années déjà, à une dégradation du niveau des entrées de cash, à des retards, à des litiges, les clients défaillants sont de plus en plus nombreux. La loi de 2008 sur la modernisation de l’économie a cherché par de nouvelles règles structurelles, en réduisant notamment les délais maximums de paiement, à corriger cette dérive sans toutefois y parvenir complètement.

 « La proportion d’entreprises exposées à des retards de paiement ne diminue plus. […] En ce qui concerne les délais clients, la catégorie des ETI est la plus pénalisée par des retards de paiement, avec plus de 40% d’entre elles payées en moyenne avec retard (c’est-à-dire au-delà de 60 jours). », écrit Jeanne-Marie Prost, présidente de l’observatoire des délais de paiement, dans son rapport annuel 2019 remis le 8 octobre 2020 à Alain Griset, ministre délégué auprès du ministre de l’Économie, des Finances et de la Relance chargé des petites et moyennes entreprises.  

Le contexte actuel de la crise, en 2020, est un accélérateur de ces dysfonctionnements. Comment dans ce contexte, sécuriser le poste clients et assurer son BFR ?

La réponse est, par l’analyse, et par le pragmatisme.

La situation du poste clients de l’entreprise est visible sur la balance clients (compte 411) qui reflète l’état de santé du cash. Les deux questions clés que feront ressortir les indicateurs issus de cette Balance Agée sont « combien ? » et « depuis quand ? ».

La première démarche pour améliorer la situation de la balance client est de se poser la question très simple de la raison du non-paiement. Comprendre cette raison et plus souvent ces raisons permet de dessiner des catégories et de ranger les créances échues non payées dans ces catégories. Cette méthode est le principe de la qualification des créances, prérequis à tout travail d’apurement de l’encours client. La première étape qui consiste à comprendre les causes de non-paiement permet pour les plus simples, de résoudre déjà le blocage (ex : facture non reçue par le client, un envoi de la facture permettra de traiter le paiement). Il est à noter que chaque entreprise et chaque secteur d’activité pour chaque type de biens et de prestations aura ses critères de qualification ad-hoc ; cependant on peut retenir quelques grands critères représentatifs :

  • Facture non reçue
  • Facture non conforme (période de facturation, raison sociale du client etc.) ;
  • Absence de référence client de la commande ;
  • Litige (bien non livré, quantités manquantes, prestation non réalisée, prix et refus de tarif, etc.) ;
  • Déduction unilatérale du client (compensation fournisseur appliquée dans certains secteur ex : Grande distribution) ;
  • Problème de lettrage et de doubles règlements.

La qualification des créances est une méthode simple pour commencer à traiter les retards de paiement, mais cela va bien au-delà. A travers l’analyse de l’encours client et la qualification des créances impayées c’est un diagnostic profond de l’entreprise qui est réalisé. Les bonnes pratiques et les dysfonctionnements sont identifiés. Les unes seront confortées tandis que les autres seront corrigés. La qualification est le puissant levier pour dessiner des axes majeurs d’amélioration des process internes (création des comptes clients, construction et respect des contrats, procédures de lettrage, procédures de relance etc.).

Quant au pragmatisme il s’applique par la mise en place d’une politique de sécurisation de l’encours clients adaptée au business et à la nature des clients. L’application de cette politique permet en amont et avant l’échéance d’identifier les créances bloquées et d’anticiper le traitement des blocages.

Une facture non reçue identifiée avant son échéance permet un envoi au client sans trop décaler le paiement, idem pour les non-conformités ou les litiges. Cela permet aussi de rythmer le cycle des relances et de rappeler aux clients la nécessité de payer à l’échéance les factures. Exemple de politique de recouvrement simple et efficace :

  • Relance préventive à J- 15 jours de l’échéance (s’assurer que la facture est reçue et positionnée dans la chaine de traitement du paiement du client) ;
  • Relance à J+ 5 de l’échéance ;
  • Relance à J+ 10 de l’échéance ;
  • Relance à J+ 20 de l’échéance ;
  • Mise en demeure si besoin à J + 30 ;
  • Injonction de payer et recouvrement contentieux ensuite.

Voici les deux leviers simples et utiles pour sécuriser le poste client, qualifier méthodiquement les créances et appliquer une politique de recouvrement rythmée.

Et ainsi, ouvrir la voie vers une trésorerie impeccable, une trésorerie sans faute.

Source: Observatoire des délais de paiement – Rapport annuel 2019

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *